Kan een cliënt online een afspraak maken bij mijn praktijk?
Ja, als de agenda en de voorwaarden goed zijn ingericht. De cliënt kiest een intake, een vervolgafspraak of een kennismaking, eventueel een behandelaar, en een tijd. Er worden alleen noodzakelijke gegevens gevraagd: naam, geboortedatum als je systeem dat vereist, telefoon en e-mail. Uitgebreide medische informatie laat je niet in een openbaar formulier invullen. Is eerst een verwijzing of overleg nodig, dan zeg je dat vooraf en bied je een belafspraak aan.
Voor de cliënt is online plannen een opluchting: geen wachtmuziek tijdens de lunch, gewoon ’s avonds een tijd kiezen. Voor de praktijk scheelt het telefoontjes en no-shows, mits de bevestiging en de herinnering automatisch gaan.
De route moet zo kort zijn als de beslissing: kiezen, tijd, klaar.
Zo richt je het in
Drie soorten afspraken
Intake met de juiste duur, vervolgafspraak korter, kennismaking als lage drempel. Per soort een korte uitleg: hoe lang, wat je vraagt, wat de cliënt meeneemt, zoals een verwijsbrief of een verzekeringspas. Bij meerdere behandelaren de keuze bij wie, met de werkdagen.
Wat je niet vraagt
Klachten, medicatie, voorgeschiedenis. Dat hoort in de intake zelf of in een beveiligd cliëntportaal van je praktijksysteem, niet in een formulier op de site. Een vrij veld mag, met de opmerking dat medische details niet nodig zijn.
Bevestiging, herinnering en regels
Direct een bevestiging per mail, een herinnering een dag vooraf, en een makkelijke manier om te verzetten. Zeg vooraf hoe annuleren werkt en wat de regels zijn bij niet verschijnen. Bied altijd een alternatief, zoals bellen, voor wie niet online wil plannen.
Mijn vuistregels
- Intake, vervolg of kennismaking: drie keuzes.
- Alleen noodzakelijke gegevens, geen medische informatie.
- Gekoppeld aan het praktijksysteem dat je al gebruikt.
- Bevestiging en herinnering automatisch.
- Verwerkersovereenkomst met de leverancier van de module.
Privacy als voorwaarde
De leverancier telt mee
Een afsprakenmodule verwerkt persoonsgegevens van cliënten. Kies een leverancier waarmee je een verwerkersovereenkomst kunt sluiten en die gegevens binnen Europa opslaat. Wat er verder op een zorgvuldige zorgwebsite hoort lees je bij behandelingen zorgvuldig uitleggen op je website.