Hoe maak ik mijn diëtistenwebsite AVG-veilig?
Door zo weinig mogelijk persoonsgegevens te verzamelen, medische informatie buiten het gewone contactformulier te houden, de techniek op orde te hebben en eerlijk op te schrijven wat je met gegevens doet. Een diëtist verwerkt gezondheidsgegevens, en dat is de zwaarste categorie onder de AVG. Dat vraagt geen ingewikkelde site, wel een zorgvuldige.
De meeste fouten zitten in goede bedoelingen: een intakeformulier op de site waarin iemand zijn klachten, medicatie en gewicht invult, verstuurd via een gewoon formulier naar een gewone mailbox. Handig voor de praktijk, maar niet beveiligd en niet toegestaan zonder passende maatregelen.
De regel is simpel: wat je niet nodig hebt om terug te bellen, vraag je niet op de website.
Gegevens en formulieren
Het contactformulier
Naam, e-mail, telefoon en een vrij veld voor de vraag, met de opmerking dat medische details niet nodig zijn. Geen verplichte velden over klachten, geen gewicht, geen geboortedatum. Wie het vrije veld toch vult met medische informatie, heeft dat zelf gekozen; jij hebt er niet om gevraagd.
De intake
Medische gegevens horen in een beveiligd systeem dat daarvoor gemaakt is, of in het gesprek zelf. Koppel je een online afsprakenmodule, kies dan een leverancier met wie je een verwerkersovereenkomst kunt sluiten en vraag alleen wat nodig is om de afspraak te plannen.
Techniek en afspraken
Een geldig certificaat voor een beveiligde verbinding, software die bijgewerkt blijft, back-ups, en duidelijke afspraken over wie toegang heeft tot de mailbox waar formulieren binnenkomen. Statistieken, nieuwsbrieven en ingesloten video’s alleen als ze nodig zijn, en dan in een privacyvriendelijke instelling.
Mijn vuistregels
- Vraag alleen wat nodig is om terug te bellen.
- Medische gegevens nooit via een gewoon formulier.
- Verwerkersovereenkomst met elke leverancier die gegevens ziet.
- Beveiligde verbinding, updates en back-ups op de achtergrond.
- Privacyverklaring die beschrijft wat de site echt doet.
De privacyverklaring
Geen standaardtekst
Beschrijf begrijpelijk welke gegevens de site verzamelt, waarom, hoe lang je ze bewaart en met welke leveranciers ze gedeeld worden. Een gekopieerde verklaring die over een webwinkel gaat, valt op en klopt niet. Controleer hem elke keer als je iets aan de site toevoegt. Welke informatie er verder op de site hoort lees je bij wat er op de website van een diëtist hoort.